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Assistant Administratif

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Le PNUD recrute un Assistant Administratif à Bamako, Mali.

L’équipe pays des Nations Unies au Mali (UNCT) sous le leadership du Coordonnateur Résident conjugue ses efforts pour mettre en place un programme intégré dans le cadre de son mandat d’appui au Gouvernement et aux populations pour le développement du Mali. L’ensemble des agences qui en font partie mettent en communs leurs activités opérationnelles en vue d’assurer la qualité et l’efficience par la réduction des coûts de transactions et l’harmonisation et la simplification des procédures, notamment à travers l’élaboration et la mise en œuvre du Business Operations Strategy BOS 2.0.

Elles visent aussi à réaliser des économies d’échelle à travers la négociation des contrats communs pour l’achat des biens et services au bénéfice du programme intégré aussi bien que des programmes spécifiques de chaque agence. Afin de bien gérer ce dispositif, le UNCT a mis en place le groupe inter-agence de de gestion des opérations ou ‘Operations Management Team’ (OMT) avec pour mandat d’avancer l’agenda du Business Operations Stratégie (BOS).
Les Services Communs des Nations Unies au Mali sont mis en œuvre dans ce cadre, afin d’assurer l’optimisation et la mutualisation des gains et avantages qualitatifs et la réduction et la partage des charges. Ceci, à travers une efficacité et efficience de gestion déléguée à l’Agence, Fonds ou Programmes des Nations désignée Lead, et implémenté par l’Equipe des Services Communs mis en place.

L’équipe pays des Nations Unies au Mali (UNCT) sous le leadership du Coordonnateur Résident conjugue ses efforts pour mettre en place un programme intégré dans le cadre de son mandat d’appui au Gouvernement et aux populations pour le développement du Mali. L’ensemble des agences qui en font partie mettent en communs leurs activités opérationnelles en vue d’assurer la qualité et l’efficience par la réduction des coûts de transactions et l’harmonisation et la simplification des procédures, notamment à travers l’élaboration et la mise en œuvre du Business Operations Strategy BOS 2.0.
Elles visent aussi à réaliser des économies d’échelle à travers la négociation des contrats communs pour l’achat des biens et services au bénéfice du programme intégré aussi bien que des programmes spécifiques de chaque agence. Afin de bien gérer ce dispositif, le UNCT a mis en place le groupe inter-agence de de gestion des opérations ou ‘Operations Management Team’ (OMT) avec pour mandat d’avancer l’agenda du Business Operations Stratégie (BOS).
Les Services Communs des Nations Unies au Mali sont mis en œuvre dans ce cadre, afin d’assurer l’optimisation et la mutualisation des gains et avantages qualitatifs et la réduction et la partage des charges. Ceci, à travers une efficacité et efficience de gestion déléguée à l’Agence, Fonds ou Programmes des Nations désignée Lead, et implémenté par l’Equipe des Services Communs mis en place.

Responsabilités

Sous la supervision générale du Gestionnaoire des services Communs, l’Assistant (e) Administratif assurera les responsabilités et fonctions suivantes :

Appui à l’administratif pour la mise en œuvre des Services Communs et des activités de l’OMT

  • Préparer les correspondances, ou tout autre document administratif des Services Communs et de l’OMT ;
  • Servir d’interface pour diligenter dans le cadre des services communs les acquisitions, les recrutements, la gestion des actifs ; la gestion des archives…
  • Préparer les réunions, établir les comptes rendus et assurer le suivi des décisions ;
  • Faciliter la coordination des processus de la réalisation des différentes enquêtes entreprises par l’OMT sur demande de la Commission de la Fonction Publique Internationale (ICSC) ;
  • Assurer le renforcement et la redynamisation des groupes de travail si nécessaire ;
  • Assurer le rôle de point focal et de coordinateur des questions logistiques dans les liaisons inter-agences et des relations de travail avec la mission des Nations Unies au Mali ;
  • Préparer les retraites de l’OMT et en assurer la rédaction des rapports
  • Appuyer le suivi des indicateurs de performance des services communs
  • Appuyer le suivi de la gestion des demandes de service au niveau des services communs.

Appuyer dans la gestion des Services communs dans le cadre processus BOS:

  • Appuyer la collecte de données auprès des agences pour la réalisation des analyses liées au BOS ;
  • Appuyer les Groupes de travail de l’OMT, dont celui du Procurement dans la coordination et le suivi des processus LTA ;
  • Appuyer le suivi et le renseignement des données et documents sur les plateformes des Nations Unies
  • Tenir l’inventaire des biens/équipements achetés avec le financement commun ;
  • Assurer une organisation et une gestion efficace des services communs qui passe par un partenariat d’accomplissement durable et de résultats entre les agences ;

Faciliter le suivi et la gestion de l’information et des connaissances des Services Communs

  • Rechercher et vulgariser les nouvelles procédures et pratiques communes édictées par UNDSG et pouvant bénéficier le UNCT/OMT
  • Organiser des séances d’information aux agences de l’ONU sur les questions relatives aux services communs, fourniture de conseils et de soutien administratif liées aux services communs;
  • Renforcer ses connaissances et assurer le partage en matière de gestion et d’administration par l’organisation de formations du personnel administratif, la synthèse des leçons apprises, les meilleures pratiques ;
  • Contribuer aux réseaux et communautés de pratique de connaissances du PNUD et du SNU.

Compétences

Compétences générales :

  • Démontrer l’intégrité en appliquant les valeurs des Nations Unies ;
  • Promouvoir la vision, la mission et l’objectif du mandat de l’OMT/UNCT
  • Capacités à travailler dans un environnement multiculturel

Compétences fonctionnelles :

  • Excellentes capacités rédactionnelles en français (avoir les mêmes capacités en anglais serait un atout)
  • Avoir le sens de l’initiative, de la pro activité et de l’anticipation
  • Gestion des connaissances/d’apprentissages
  • Avoir l’esprit d’équipe et de partage des connaissances et de l’information.
  • Habilité à créer et à entretenir le partenariat et le relationnel
  • Capacité à gérer des bases de données multiples et des informations sensibles
  • Promouvoir un environnement d’apprentissage et de formation au bureau
  • Avoir l’esprit d’expérimenter et d’appliquer les nouvelles connaissances.

Efficacité opérationnelle/développement

  • Maîtrise des connaissances informatiques et des nouvelles technologies
  • Capacité à se focaliser sur l’impact et les résultats et à promouvoir une éthique de service
  • Capacité à analyser soigneusement et logiquement les problèmes, menant à des recommandations concrètes, en vue de solutions.
  • Pouvoir/ contribuer efficacement aux activités d’équipe, faire preuve d’ouverture et de coopération
  • Forte capacité à entretenir de bonnes relations avec les clients externes et internes ;
  • Capacité à rester calme, à travailler sous la pression et le stress ;
  • Avoir une ouverture d’esprit et une capacité à travailler dans des situations complexes ;
  • Capacité à gérer positivement les critiques et différents points de vue ;
  • Capacité à solliciter le feedback des collègues par rapport à son travail pour s’améliorer ;
  • Capacité à conseiller, à prendre des initiatives ; à être courtois et discret.

Qualifications et expérience

Education :

  • Diplôme de l’école secondaire est exigé , un diplôme  universitaire en administration des affaires ou en administration publique serait un atout.

Expérience :

  • 5 ans d’expérience pertinente dans la coordination des activités de plusieurs spécialités  et en administration;
  • Expérience dans la gestion des services d’appui d’une Organisation Internationale ;
  • Bonne maitrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais ;

Application deadline: 2020-02-20

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3 comments

  1. Yes it can, because I use him…. Thanks.

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